Agencia de IA
en A Coruña.

Menos de lo que parece. Necesitamos a la persona que conoce el proceso de verdad, que no tiene por qué ser la más informática, con un par de horas a la semana durante el piloto. También una muestra de documentos reales: pedidos, albaranes o facturas de varios clientes, incluidos los raros. Y acceso de lectura al sistema donde hoy se carga todo, sea un ERP, un programa de gestión o una hoja de cálculo compartida.

Con eso hacemos la auditoría: medimos cuánto tarda cada documento, cuántos llegan y dónde se atasca el circuito. No hace falta tener los datos ordenados ni cambiar de programa. De hecho, la auditoría suele sacar a la luz cosas que la dirección no tenía a la vista, como dos personas haciendo el mismo trabajo o un cliente que concentra casi todas las incidencias.

Por eso la auditoría va primero, es gratuita y no te compromete a nada. Sirve para elegir el proceso y para dimensionarlo: volumen de documentos, número de formatos distintos, sistemas a los que hay que conectarse y cuántas excepciones aparecen. Esos factores son los que mueven el coste, mucho más que el tamaño de tu empresa o el sector en el que trabajes.

Con ese diagnóstico te damos un presupuesto cerrado para el piloto de seis a ocho semanas, con el objetivo por escrito: qué proceso, qué debe hacer el sistema y cómo se va a medir. Después queda una cuota de operación mensual que cubre modelos, infraestructura y mantenimiento, sin licencias por usuario ni permanencias. Si a mitad del piloto aparece algo fuera del alcance, se habla antes de tocarlo; no se factura por sorpresa.

No. Nos conectamos a lo que ya usas. Si tu programa tiene API o permite importar ficheros, el sistema escribe directamente en él. Si es un programa antiguo sin puertas de entrada, buscamos la vía menos frágil: una importación programada, una carpeta que el programa vigila o, en último caso, una carga asistida por una persona con los datos ya preparados y revisados.

Lo que sí revisamos en la auditoría es si el programa actual va a ser un freno. A veces lo es, y entonces te lo decimos, pero cambiar de ERP es una decisión tuya con sus propios tiempos. El piloto tiene que demostrar su valor sobre lo que ya tienes; si solo funcionaría después de una migración, no es un buen primer proyecto y buscamos otro.

Van a una bandeja de excepciones, con el documento original, lo que el sistema ha leído y el motivo de la duda. Una persona lo resuelve en segundos y esa corrección sirve para afinar el sistema. Es el diseño que usamos siempre: la máquina se ocupa del grueso repetitivo y las personas de lo que requiere criterio, sin que nada se quede a medias en un buzón.

Durante las primeras semanas el sistema trabaja en paralelo al método manual, y solo se le da la mano cuando los datos demuestran que acierta. Ese periodo no es negociable. En un negocio como la venta de pescado o la confección bajo pedido, un error que se cuela en una factura o en una fecha de entrega sale caro, y preferimos ir algo más despacio que tener que dar explicaciones a tu cliente.