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en Avilés.

Casi nada. Basta con elegir a la persona que conoce el proceso y reservar unas horas para que nos lo enseñe en su puesto, con documentos reales: los albaranes de la semana, los correos de un cliente, la documentación de una escala o de un acceso a planta. Con ejemplos reales vemos las excepciones; con ejemplos preparados para la ocasión solo vemos el caso bonito.

No hace falta tener los datos ordenados, ni un inventario de sistemas, ni una idea clara de qué automatizar: detectarlo es parte de la auditoría, que es gratuita. Al terminar te dejamos por escrito qué proceso proponemos, qué debe mejorar, cuánto costará el piloto a precio cerrado y cuánto tardará. Ese precio no cambia a mitad de proyecto. Si no vemos retorno, también te lo decimos.

Una escala mueve documentación de varias partes a la vez: el buque, el cargador, el receptor, la estiba, la Autoridad Portuaria y la aduana cuando toca. Casi todo llega por correo, en PDF o en hojas de cálculo con formatos distintos, y alguien de tu oficina lo lee, lo compara y lo vuelve a escribir en vuestro sistema. Ahí es donde se van las horas y donde se cuelan los errores.

El circuito que montamos lee cada documento al llegar, extrae los datos relevantes —buque, mercancía, pesos, fechas, partes implicadas—, los cruza con la orden o el expediente y señala lo que no cuadra. Tu equipo revisa solo las discrepancias y aprueba. No sustituimos las plataformas oficiales: preparamos los datos para que la presentación sea rápida y sin errores de tecleo.

Pasa de ejecutar a supervisar. En lugar de teclear cada albarán o revisar cada documento, trabaja sobre una bandeja de excepciones: lo que el sistema no ha visto claro llega con la explicación de por qué, y se resuelve en segundos. Los casos normales pasan solos, pero quedan registrados para que puedas comprobar qué se hizo con cada uno y cuándo.

Durante el piloto pedimos a la persona que conoce el proceso un par de horas a la semana, porque es quien sabe qué excepciones importan y cuáles no. No tiene que saber programar. Lo que sí conviene es decidir antes qué hará con el tiempo liberado: absorber más trabajo, cubrir tareas que hoy se quedan sin hacer o dedicarse a lo que de verdad requiere su experiencia.

Se trata con el mismo cuidado que te exigen tus propios clientes. Los documentos se procesan con proveedores bajo contrato de encargo de tratamiento, en la Unión Europea o con garantías equivalentes, y sin que se usen para entrenar modelos de terceros. Cada parte del sistema accede solo a lo que necesita, y los plazos de conservación se fijan por escrito antes de empezar.

Es habitual que un cliente industrial grande pida a sus proveedores garantías sobre cómo se tratan sus planos, pedidos y datos. Te dejamos esa documentación preparada para responder a sus cuestionarios sin improvisar. Y si un cliente exige que sus documentos no salgan de un entorno concreto, lo diseñamos así desde el principio, en lugar de adaptarlo a última hora.