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en Hortaleza (Madrid).

Sí, y es de los procesos que antes se notan. El problema de una feria no es conseguir contactos, es no perderlos la semana siguiente. Lo habitual es una mezcla de tarjetas fotografiadas, escaneos de acreditación, notas de voz y hojas de cálculo que cada comercial rellena a su manera. El piloto empieza ahí: un único punto de entrada donde el comercial sube la foto o dicta una nota, y el sistema crea el contacto en tu CRM con la empresa, el interés y el siguiente paso.

Después viene el seguimiento. El sistema prepara un correo para cada contacto con lo que se habló en el stand, propone una fecha de llamada y avisa si alguien no ha contestado. El comercial revisa y envía: no mandamos nada en su nombre sin su visto bueno. Al terminar la feria sabes qué contactos siguen vivos y cuáles se han enfriado, sin depender de la memoria de nadie.

Trabajamos siempre sobre lo que ya tienes. La mayoría de CRM y ERP del mercado permiten conectarse por API o mediante exportaciones programadas, y en la auditoría comprobamos cuál es tu caso antes de comprometer nada. Si tu sistema es antiguo o muy cerrado, lo decimos desde el principio y buscamos una vía intermedia, como leer un buzón o una carpeta compartida, en lugar de forzar una integración frágil.

Para no romper nada, el sistema arranca en modo lectura y en paralelo al proceso manual. Durante esas semanas compara sus resultados con los de tu equipo, y solo cuando acierta de forma consistente se le da permiso para escribir. Los permisos son los mínimos imprescindibles, cada acción queda registrada y, si algo falla, el proceso manual sigue ahí como red de seguridad.

Con datos, no con la urgencia del día. En la auditoría gratuita revisamos contigo varios candidatos y los medimos igual: cuántas veces se repite la tarea, cuánto tarda cada vez, cuántas personas la hacen y qué pasa cuando sale mal. Casi siempre aparece uno que combina mucho volumen, reglas bastante claras y datos accesibles. Ese es el buen primer piloto, aunque no sea el que más ruido hace en la oficina.

Lo que desaconsejamos es empezar por el proceso más delicado de la empresa o por uno que dependa de datos que aún no existen. Un primer proyecto tiene que salir bien en seis a ocho semanas y enseñar a tu equipo cómo es trabajar con un sistema así. Con ese aprendizaje, el segundo proceso se decide con criterio y se implanta mucho más rápido.

Es el riesgo real de cualquier proyecto de automatización, más que el técnico. Un sistema diseñado a espaldas de quien hace el trabajo acaba puenteado: la gente vuelve a su hoja de cálculo y el proyecto muere en silencio. Por eso la persona que ejecuta el proceso participa desde la auditoría, nos enseña las excepciones que solo ella conoce y valida cada versión antes de que avance.

También ayuda que el cambio sea pequeño y visible. No sustituimos las herramientas de tu equipo ni le pedimos que aprenda un programa nuevo: el resultado aparece en su CRM, su correo o su ERP de siempre. La bandeja de excepciones está pensada para entenderse sin formación técnica. Y cuando alguien deja de teclear lo mismo cada mañana, suele ser el primero en pedir el siguiente paso.